Manter a eficiência, a comunicação entre os times e seguir entregando produtos e serviços de qualidade aos clientes são desafios enfrentados pela maioria das empresas, independentemente do tamanho, setor ou tempo de atuação no mercado. Por isso, é importante contar com metodologias que auxiliam na organização dos processos e na gestão financeira do negócio. O método PDCA pode ser uma alternativa.
O ciclo PDCA, como também é conhecido, é uma metodologia que conta com quatro etapas e visa a melhoria contínua de processos e produtos em uma empresa. Abaixo, saiba o que é PDCA, e confira os detalhes e benefícios de cada etapa.
O que é PDCA?
Sigla em inglês para Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Checar) e Act (Agir), a metodologia PDCA foi desenvolvida na década de 20 pelo físico, engenheiro e estatístico Walter Andrew Shewhart e popularizada posteriormente, no ano de 1939, pelo estatístico norte-americano William Edwards Deming.
Com a ajuda do ciclo PDCA, as empresas conseguem identificar melhor os problemas, pensar em soluções, otimizar processos e promover uma cultura de aprendizado e inovação.
Quais as etapas do ciclo PDCA?
Cada letra da sigla PDCA significa algo a ser feito durante a estratégia. São quatro no total:
1. Plan (Planejar)
A primeira etapa do PDCA é o planejamento. Nessa fase, a empresa define os objetivos que deseja alcançar, estabelece metas específicas e mensuráveis, identifica técnicas que precisam ser aprimoradas para chegar no resultado e desenvolve um plano de ação detalhado.
É importante incluir todas as partes que serão afetadas por esse planejamento, pois isso garante a participação e esforço de todos os lados, além de metas mais realistas.
2. Do (Fazer)
Após o planejamento, é preciso fazer algo a partir do que foi acordado. Ou seja, é hora da execução. Esse é o momento em que as ações são implementadas, seguindo as melhores práticas. Comunicação assertiva, treinamento e colaboração dos envolvidos são fundamentais.
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3. Check (Verificar)
Depois de colocar em prática o que foi planejado lá na primeira etapa, o terceiro ponto do PDCA é a verificação. Coleta de dados, comparação dos resultados, sessões de feedback, etc.
No momento da verificação é possível identificar inconsistências, avaliar o desempenho da equipe, a eficácia dos processos e determinar se as ações implementadas estão produzindo os resultados esperados. Em outras palavras, essa terceira etapa permite perceber o que tem funcionado e que precisa ser reavaliado.
4. Act (Agir)
Nesta última fase, a companhia utiliza as informações obtidas no ponto três para tomar decisões com mais embasamento.
Por exemplo, se os resultados estão de acordo com as metas estabelecidas, a empresa pode garantir a continuidade dos processos. Caso contrário, se forem identificadas oportunidades de melhoria, ações corretivas devem ser pensadas e ajustes nos processos devem ser feitos.
Certifique-se de que a equipe compreenda as lições aprendidas e esteja comprometida com a melhoria contínua. Essa etapa fecha o ciclo e inicia um novo PDCA.
Quais os benefícios do ciclo PDCA?
A metodologia PDCA oferece vários benefícios para as empresas que buscam crescimento, aprimoramento dos processos, melhores resultados e visam disponibilizar produtos e serviços mais competitivos no mercado.
A seguir, confira 4 vantagens da implementação do ciclo PDCA na sua empresa:
1. Processos e decisões mais eficientes
O PDCA incentiva a cultura da melhoria contínua e encoraja as equipes a identificarem os problemas, definirem novas metas e implementarem ações para atingi-las. O ciclo PDCA também envolve a coleta e análise de dados para avaliar o impacto das ações, possibilitando que as decisões sejam tomadas a partir de evidências.
Conforme as melhorias são executadas, os processos do dia a dia ganham mais eficiência e as tarefas podem ser realizadas de forma mais rápida, econômica e assertiva.
2. Atendimento às expectativas do cliente
A metodologia PDCA proporciona melhoria no atendimento ao cliente. Afinal, ao receber sugestões e comentários sobre os produtos e serviços, a empresa pode identificar oportunidades para encantar e superar as expectativas do cliente.
Lembre-se de que clientes satisfeitos têm mais chance de recomendar uma empresa a conhecidos, auxiliando no crescimento do seu negócio.
3. Engajamento dos colaboradores
Quando as equipes participam ativamente da identificação de problemas e na busca por soluções, elas se sentem mais engajadas em contribuir para que os objetivos sejam alcançados. Em outras palavras, envolver os colaboradores é fundamental para o sucesso do PDCA.
4. Redução de riscos
Por fim, implementar o PDCA pode ajudar a diminuir os riscos operacionais e até financeiros da empresa. Isso porque, ao seguir as quatro etapas do ciclo, as organizações identificam problemas em estágios iniciais e, assim, conseguem tomar medidas a tempo.
Assista ao vídeo abaixo e saiba como automatizar processos na sua empresa:
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