Plano de ação para empresa: o que é, modelos e como fazer

Para atingir melhores resultados na empresa, crescer na carreira e realizar sonhos é preciso planejamento. Por isso, ter um plano de ação é essencial para alcançar os objetivos de maneira mais assertiva. Com ele, é possível pensar no melhor caminho a ser trilhado. 

Abaixo, confira o que é e como fazer um plano de ação.

Em uma empresa, o plano de ação (também chamado de plano de atividades ou plano de trabalho) funciona como um cronograma de todas as atividades a serem desenvolvidas. Nele, devem constar as metas organizacionais de médio e longo prazo do negócio, de que forma elas serão alcançadas, o orçamento utilizado, os responsáveis por cada tarefa, e as datas de início e término dos projetos.

Com esse tipo de documento é possível realizar uma gestão mais eficiente dos profissionais e dos objetivos, acompanhar o andamento e os resultados das iniciativas, e ainda garantir que nenhuma tarefa seja deixada para trás.

Um bom plano de ação deve trazer as seguintes informações:

• Objetivo a ser alcançado;
• Lista de ações e atividades a serem executadas;
• Data de início e fim previsto para cada ação ou atividade;
• Orçamento destinado;
• Responsável pela execução de cada tarefa;
• Riscos previstos na execução e os possíveis planos de contingência.

Dessa forma, as estratégias podem ser mais assertivas e as decisões mais bem embasadas. 

O plano de ação facilita o compartilhamento de informações, as prioridades e a compreensão dos envolvidos na rotina da empresa e/ou em todas as fases de um determinado projeto. 

Isso aumenta a produtividade e promove mais praticidade na hora de tomar decisões, porque o controle das tarefas e a execução das ações passam a ter uma gestão melhor de tempo e recursos. Além disso, é possível estabelecer a coleta e análise de dados para propor soluções e elevar a performance da organização.

Em outras palavras, o plano de ação serve para planejar e analisar continuamente as estratégias, com a possibilidade de se adicionar indicadores de desempenho – os chamados KPIs – no seu histórico e progresso.

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Abaixo, confira alguns modelos de plano de ação que podem se adequar ao seu tipo de negócio e momento da sua empresa.

4 Modelos de plano de ação

1. Plano de ação 5w2h

Um plano de ação que pode funcionar no seu negócio é o 5w2h. A sigla vem do inglês e refere-se às letras iniciais de sete perguntas que devem ser feitas (e respondidas) ao traçar o plano de ação para a sua empresa. A metodologia 5w2h funciona como um mapa que esclarece informações importantes a todos os envolvidos em um projeto, como:

• (What) O que precisa ser feito; 
• (Why) Por que aquela ação deve ser tomada;  
• (Who) Por quem; 
• (When) Quando ou qual o período de tempo em que ela acontece; 
• (Where) Onde; 
• (How) Como será realizado; 
• (How much) Quanto irá custar.

O ideal é implementar o plano de ação 5w2h no estágio inicial de qualquer projeto ou trabalho  porque essa abordagem irá ajudar a empresa a alinhar suas estratégias e colocar todos os colaboradores na mesma página.

O 5w2h pode ser elaborado em uma planilha no Excel, no Google Planilhas, em uma tabela em um editor de texto (como o Word), na ferramenta Miro ou até mesmo em uma folha de papel. 

Divida em sete colunas e anote, na primeira linha, as perguntas que serão respondidas. Em seguida, registre as respostas que irão gerar um direcionamento para atingir o objetivo proposto.

Saiba mais detalhes: 5w2h: o que é esse plano de ação e como usar na sua empresa

2. Ciclo PDCA

Uma segunda alternativa é o ciclo PDCA. Ele é uma metodologia que conta com quatro etapas e visa a melhoria contínua de processos e produtos em uma empresa.

Sigla em inglês para Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Checar) e Act (Agir), o PDCA tem como objetivo ajudar as empresas a identificarem melhor os problemas, pensar em soluções, otimizar processos e promover uma cultura de aprendizado e inovação.

Durante as fases do plano de ação a empresa define os objetivos que deseja alcançar, estabelece metas específicas, implementa ações a partir do que foi planejado, analisa os dados e toma melhores decisões, baseadas nas informações adquiridas.

Leia mais em: Ciclo PDCA: o que é e como ele pode ajudar no dia a dia da empresa

3. Matriz GUT

A Matriz GUT, conhecida como matriz de priorização, é uma técnica utilizada em gerenciamento de projetos, que visa identificar e priorizar tarefas e resolução de problemas. A classificação de prioridade é realizada de acordo com a Gravidade, Urgência e Tendência (GUT) de cada situação.

Cada caso recebe uma pontuação de 1 a 5, de acordo com o esquema a seguir:

Gravidade

1. Sem gravidade;
2. Pouco grave;
3. Grave;
4. Muito grave;
5. Extremamente grave.

Urgência

1. Pode esperar;
2. Pouco urgente;
3. Urgente, merece atenção no curto prazo;
4. Muito urgente;
5. Necessidade de ação imediata.

Tendência

1. Não irá mudar;
2. Irá piorar a longo prazo;
3. Irá piorar a médio prazo;
4. Irá piorar a curto prazo;
5. Irá piorar rapidamente.

4.Metas SMART

As metas SMART podem ser usadas tanto para metas pessoais como para alcançar os objetivos do seu negócio. A metodologia estabelece que toda meta deve seguir cinco critérios.  A inicial de cada um deles, em inglês, forma a sigla SMART (inteligente, na tradução): 

• S de specific (específico);
• M de measurable (mensurável);
• A de attainable (atingível);
• R de relevant (relevante);
• T de time based (ter um prazo). 

Na prática, seguir essas etapas na hora de estabelecer uma meta a torna mais clara e ajuda a desenhar um caminho mais detalhado para alcançá-la.

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Este texto faz parte da missão do Nubank de lutar contra a complexidade do sistema financeiro para empoderar as pessoas – físicas e jurídicas. Com a Conta PJ, queremos ajudar donos de pequenos negócios, empreendedores e autônomos a focarem no que realmente importa. Saiba mais.