Você já apareceu de pijama em uma videoconferência? Ou mastigando alto sem perceber que o microfone estava aberto? Ou passou os cinco primeiros minutos da reunião em um silêncio constrangedor com outras pessoas enquanto esperava os atrasados chegarem?
As reuniões por aplicativo de vídeo (videoconferências, ou calls, como são chamadas em algumas empresas) viraram parte da rotina de quem entrou em home office durante a pandemia do novo coronavírus – e, vale lembrar, poder trabalhar de casa é um privilégio que muitas pessoas não têm neste momento.
A maioria dos aplicativos com esse tipo de tecnologia viu um crescimento exponencial de clientes. O Google Meet, por exemplo, está com um uso diário 25 vezes maior do que em janeiro de 2020. O Zoom cresceu de 10 milhões para 200 milhões de usuários em apenas 3 meses.
E mesmo quem já estava acostumado com essas plataformas não é infalível a gafes. Afinal, essa não é uma mudança apenas de tecnologia – é uma mudança de hábito.
Talvez você seja um dos sortudos que ainda não cutucou o nariz na frente da câmera, mas, acredite: seu dia pode chegar. Abaixo, veja dicas que podem tornar suas videoconferências mais produtivas (e, quem sabe, um pouco mesmo constrangedoras).
1. Apareça preparado
Foi você quem chamou a reunião? Então é importante ter uma agenda clara para ela: qual é o assunto? Quais temas precisam ser abordados? Algum dado ou apresentação precisa ser levado para facilitar a conversa? As pessoas envolvidas precisam saber de algo (ou preparar algo) com antecedência?
O “dono” da reunião geralmente é a pessoa responsável por conduzi-la e garantir que ela não se perca. Ter uma agenda prévia para os outros participantes, descrevendo brevemente os objetivos do encontro e o que será discutido, faz com que as expectativas estejam alinhadas e que o tempo de todo mundo seja bem aproveitado.
Estar preparado também significa estar vestido – lembre-se: se precisar levantar correndo, seus colegas verão o que você está vestindo (ou não) da cintura para baixo.
2. Esteja presente
Sabe aquele colega que está obviamente mexendo em outra coisa durante a reunião? Na videoconferência fica ainda mais gritante do que cara a cara. Sem a presença física, se torna ainda mais essencial estar concentrado naquilo que está sendo discutindo.
Para exercitar esse foco, é importante ficar com a câmera do aplicativo ligada.
Não significa que você não pode nunca desligar – pode ser que a conexão esteja fraca em um dia, ou que uma reunião tenha sido marcada bem na hora do seu almoço e você não queira aparecer mastigando –, mas é de bom tom avisar os outros participantes.
Afinal, as pessoas dedicaram um tempo em suas agendas para se reunir; mostrar que aquele tempo está sendo valorizado é um sinal de respeito.
3. Desligue o microfone quando não estiver falando
A maioria dos aplicativos de call prioriza a tela de quem está falando – por isso, qualquer barulho ambiente (incluindo o som do seu teclado) pode atrapalhar a dinâmica. Via de regra, portanto, abra o microfone apenas quando for dizer algo. Nos outros momentos, melhor deixar no mudo.
4. Pense se a videoconferência é o melhor formato
Quando as pessoas não conseguem se encontrar, existe uma ânsia por promover encontros (ainda que virtuais) para discutir projetos, tomar decisões e tirar dúvidas de trabalho.
E, sim, é melhor se comunicar em excesso do que em escassez. Mas um call nem sempre é a melhor maneira de fazer isso acontecer.
Virou piada dizer “participei de uma reunião que poderia ser um e-mail”. Não é tão simples quanto parece – debater ideias, muitas vezes, é uma parte essencial das tomadas de decisões que não pode ser substituída por uma comunicação 100% escrita –, mas às vezes é verdade.
Antes de agendar uma reunião, vale se questionar se ela será produtiva ou se um registro escrito (como um e-mail ou mensagem) pode resolver a questão de forma mais prática.
5. Respeite a agenda dos seus colegas
Essa regra vale sempre, mas, agora, ela é mais importante do que nunca. Se o costume na sua empresa é que você pode puxar um horário diretamente na agenda de qualquer funcionário, é importante entender que os compromissos já marcados não são apenas sugestões.
Não marque reuniões durante o almoço de outras pessoas, nem fora do horário de trabalho estipulado – e não considere aceitável atropelar atividades pessoais, como “exercício físico” ou “ficar com as crianças”. Se o seu colega achou aquilo importante o suficiente para bloquear sua agenda, é porque ele não estará disponível.
É claro que exceções podem ser feitas – se for realmente necessário usar um horário já ocupado, entre em contato com a pessoa e pergunte se ela consegue reagendar algo para que vocês possam se encontrar.
6. Fique atento aos comandos ativados no computador
Vídeos de pessoas desatentas indo ao banheiro ou se trocando durante videoconferências vêm viralizando há alguns meses. Pode ser fácil esquecer que, apesar de não estarem presentes fisicamente, os seus colegas ainda podem te ouvir e ver.
Busque checar sempre se o microfone e a câmera estão ativados antes de fazer qualquer coisa durante uma reunião.
No caso de telas compartilhadas, ajuda lembrar que a maioria dos programas de call mantém um alerta quando você muda de página – não desative essa função.
7. Não foque nos problemas
A ligação pode cair, uma criança chorar, o cachorro latir, seu cabelo parecer esquisito: está tudo bem. Todo mundo é humano e vivendo desafios semelhantes em uma situação inédita para todos.
Exercer compreensão – e bom humor – com os pequenos problemas que aparecem durante as videoconferências faz com que elas sejam mais leves e até mais produtivas.
Ninguém estava realmente preparado para uma mudança de hábitos tão súbita e há um limite do que cada um pode fazer. Saber que não existe uma receita mágica e que problemas vão acontecer é importante – mas entender de que forma cada um pode se preparar para tornar essa situação melhor para todos é um ótimo exercício de empatia.
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