Cobranças, recebíveis, pagamentos, tributos e impostos… Quando a gente pensa no controle financeiro de uma empresa, a primeira coisa que vem à mente é a boa e velha planilha. Ela é a forma mais eficaz de organizar as finanças do negócio, certo? Não necessariamente.
Com o amadurecimento do negócio, crescimento do volume de pagamentos e até falta de tempo para alimentar a planilha, ela pode perder a função.
A boa notícia é que nem só de planilha se faz uma boa gestão financeira. Hoje, existem diversas ferramentas para ajudar MEIs e pequenos empreendedores que vão desde aplicativos mais simples aos sistemas mais complexos.
Veja, abaixo, algumas das soluções nesse campo. E assista o vídeo a seguir para ver as dicas de Monique Evelle sobre como organizar o financeiro do seu negócio.
1. Planilha de controle financeiro
Mas planilha? Sim! O fato das planilhas funcionarem até certo ponto não quer dizer que elas não sejam úteis. Especialmente para empreendimentos mais jovens e com menos complexidade, custos e funcionários, ela pode ser uma mão na roda.
Apesar de um pequeno negócio não precisar copiar processos das grandes empresas, é importante que MEIs e pequenas empresas tenham em mente: fazer uma gestão financeira eficiente significa encontrar soluções financeiras eficazes. Ou seja, com uma boa gestão você consegue identificar problemas de caixa quando eles começam e não quando já é tarde demais.
Falar de gestão financeira quer dizer separar receitas, despesas, custos, lucro e/ou prejuízo. Também significa entender seus custos fixos e custos variáveis.
Muita gente se perde principalmente quando o assunto é a receita, ou seja, o dinheiro que entra. No fim das contas, são muitos pagamentos, clientes inadimplentes, datas de vencimento diferentes…Se não houver organização, é fácil que o controle vá por água abaixo.
“Ah, mas eu não sei como começar uma planilha do zero”, você pode estar pensando. E não precisa. O Sebrae e outras plataformas oferecem gratuitamente planilhas de gestão financeira. Entenda qual funciona melhor para a sua realidade e comece a usar desde já.
Acesse aqui algumas planilhas do Sebrae.
2. Aplicativos de controle financeiro
Para aqueles que são do time da tecnologia na palma da mão, existem aplicativos que ajudam a organizar o caixa da empresa de forma prática. Conheça, abaixo, alguns deles e como atuam.
- Qipu: aplicativo gratuito que foi lançado pelo Sebrae em parceria com o Buscapé. É direcionado para MEIs, e armazena todas as informações na nuvem. Ele faz a gestão da sua movimentação financeira: receitas, despesas e notas. Planos mais completos são pagos e custam a partir de R$ 15,75 mensais.
- Nibo: É um aplicativo voltado para pequenas e médias empresas. Ele oferece controle financeiro, emissão de relatórios, integração bancária, organiza o fluxo de caixa, entre outras funcionalidades. O app é pago e custa a partir de R$ 59 ao mês.
- Cake: funciona como um sistema de gestão para micro e pequenas empresas, que auxilia no controle financeiro de forma prática e inteligente. Com ele você consegue organizar suas vendas, compras, estoque, além da gestão financeira de fato, como movimentações do caixa, extrato e lançamentos. O app é grátis no período de teste e, depois disso, passa a ser cobrado. Os preços começam em R$99 por mês.
Também existem outras formas de ter controle sobre as suas cobranças e pagamentos por aplicativos, como se pode ver ao usar o app do Nubank. A conta PJ do Nubank lançou a área de cobranças, ferramenta que permite centralizar toda a sua gestão de pagamentos e cobranças em um só lugar.
Saiba mais aqui.
3. Sistemas de gestão financeira
Sistemas de controle financeiro são, normalmente, softwares que oferecem ferramentas de organização das finanças e de automatização de alguns processos. Com eles, o empreendedor tem uma visão mais ampla sobre o faturamento da empresa, contas a pagar, fluxo de caixa, vendas e estoque, além de padronizar processos. Tudo isso no mesmo lugar.
Esse tipo de solução é, certamente, o que há de mais completo no mercado. Com softwares financeiros a empresa ganha mais produtividade, eficiência e mais segurança nas informações coletadas, já que é possível gerar relatórios e acompanhar resultados em tempo real.
E vale a pena? Sim, mas não necessariamente a sua empresa precisa de um. Sistemas de gestão são muito úteis para negócios que estão em fase de crescimento ou para os que já têm uma complexidade significativa, como funcionários, impostos, fornecedores, contas, e documentos de contabilidade.
Ou seja, se a sua empresa ainda está começando ou é muito pequena, você certamente ainda consegue fazer esse controle por planilhas e aplicativos. Pode até dar mais trabalho, mas é eficaz.
Outro porém é que normalmente esses sistemas são pagos e complexos. É preciso investir valores altos e ainda gastar tempo aprendendo a usá-los. Isso quer dizer que introduzir um sistema de gestão financeira na sua empresa é uma mudança importante, e deve ser calculada com atenção.
Planilhas, aplicativos ou sistemas de gestão financeira: o que é melhor?
Não existe resposta certa. No fim das contas, a escolha sobre qual é melhor só pode ser tomada por você. É possível, inclusive, escolher mais de um caminho: tudo depende da realidade do seu negócio, do estágio de desenvolvimento dele e do quão complexa é a área financeira da sua empresa.
Quer saber mais sobre gestão de negócios? Leia também:
Breakeven: o que é e por que ele é tão importante para o seu negócio?
Qual é a hora certa de buscar investimentos para a sua empresa?
Você vende fiado? Talvez seja a hora de rever isso
Este texto faz parte da missão do Nubank de lutar contra a complexidade do sistema financeiro para empoderar as pessoas – físicas e jurídicas. Com a conta PJ queremos ajudar donos de pequenos negócios, empreendedores e autônomos a focarem no que realmente importa. Saiba mais e peça sua conta PJ do Nubank.