Para atingir melhores resultados na empresa, crescer na carreira e realizar sonhos é preciso planejamento. Por isso, ter um plano de ação é essencial para alcançar os objetivos de maneira mais assertiva. Com ele, é possível pensar no melhor caminho a ser trilhado.
Abaixo, confira o que é e como fazer um plano de ação.
O que é plano de ação?
Em uma empresa, o plano de ação (também chamado de plano de atividades ou plano de trabalho) funciona como um cronograma de todas as atividades a serem desenvolvidas. Nele, devem constar as metas organizacionais de médio e longo prazo do negócio, de que forma elas serão alcançadas, o orçamento utilizado, os responsáveis por cada tarefa, e as datas de início e término dos projetos.
Com esse tipo de documento é possível realizar uma gestão mais eficiente dos profissionais e dos objetivos, acompanhar o andamento e os resultados das iniciativas, e ainda garantir que nenhuma tarefa seja deixada para trás.
Um bom plano de ação deve trazer as seguintes informações:
- Objetivo a ser alcançado;
- Lista de ações e atividades a serem executadas;
- Data de início e fim previsto para cada ação ou atividade;
- Orçamento destinado;
- Responsável pela execução de cada tarefa;
- Riscos previstos na execução e os possíveis planos de contingência.
Dessa forma, as estratégias podem ser mais assertivas e as decisões mais bem embasadas.
Qual a importância de ter um plano de ação para a empresa?
O plano de ação facilita o compartilhamento de informações, as prioridades e a compreensão dos envolvidos na rotina da empresa e/ou em todas as fases de um determinado projeto.
Isso aumenta a produtividade e promove mais praticidade na hora de tomar decisões, porque o controle das tarefas e a execução das ações passam a ter uma gestão melhor de tempo e recursos. Além disso, é possível estabelecer a coleta e análise de dados para propor soluções e elevar a performance da organização.
Em outras palavras, o plano de ação serve para planejar e analisar continuamente as estratégias, com a possibilidade de se adicionar indicadores de desempenho – os chamados KPIs – no seu histórico e progresso.
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Como fazer um plano de ação para sua empresa?
Abaixo, confira alguns modelos de plano de ação que podem se adequar ao seu tipo de negócio e momento da sua empresa.
4 Modelos de plano de ação
1. Plano de ação 5w2h
Um plano de ação que pode funcionar no seu negócio é o 5w2h. A sigla vem do inglês e refere-se às letras iniciais de sete perguntas que devem ser feitas (e respondidas) ao traçar o plano de ação para a sua empresa. A metodologia 5w2h funciona como um mapa que esclarece informações importantes a todos os envolvidos em um projeto, como:
- (What) O que precisa ser feito;
- (Why) Por que aquela ação deve ser tomada;
- (Who) Por quem;
- (When) Quando ou qual o período de tempo em que ela acontece;
- (Where) Onde;
- (How) Como será realizado;
- (How much) Quanto irá custar.
O ideal é implementar o plano de ação 5w2h no estágio inicial de qualquer projeto ou trabalho porque essa abordagem irá ajudar a empresa a alinhar suas estratégias e colocar todos os colaboradores na mesma página.
O 5w2h pode ser elaborado em uma planilha no Excel, no Google Planilhas, em uma tabela em um editor de texto (como o Word), na ferramenta Miro ou até mesmo em uma folha de papel.
Divida em sete colunas e anote, na primeira linha, as perguntas que serão respondidas. Em seguida, registre as respostas que irão gerar um direcionamento para atingir o objetivo proposto.
Saiba mais detalhes: 5w2h: o que é esse plano de ação e como usar na sua empresa
2. Ciclo PDCA
Uma segunda alternativa é o ciclo PDCA. Ele é uma metodologia que conta com quatro etapas e visa a melhoria contínua de processos e produtos em uma empresa.
Sigla em inglês para Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Checar) e Act (Agir), o PDCA tem como objetivo ajudar as empresas a identificarem melhor os problemas, pensar em soluções, otimizar processos e promover uma cultura de aprendizado e inovação.
Durante as fases do plano de ação a empresa define os objetivos que deseja alcançar, estabelece metas específicas, implementa ações a partir do que foi planejado, analisa os dados e toma melhores decisões, baseadas nas informações adquiridas.
Leia mais em: Ciclo PDCA: o que é e como ele pode ajudar no dia a dia da empresa
3. Matriz GUT
A Matriz GUT, conhecida como matriz de priorização, é uma técnica utilizada em gerenciamento de projetos, que visa identificar e priorizar tarefas e resolução de problemas. A classificação de prioridade é realizada de acordo com a Gravidade, Urgência e Tendência (GUT) de cada situação.
Cada caso recebe uma pontuação de 1 a 5, de acordo com o esquema a seguir:
Gravidade
- Sem gravidade;
- Pouco grave;
- Grave;
- Muito grave;
- Extremamente grave.
Urgência
- Pode esperar;
- Pouco urgente;
- Urgente, merece atenção no curto prazo;
- Muito urgente;
- Necessidade de ação imediata.
Tendência
- Não irá mudar;
- Irá piorar a longo prazo;
- Irá piorar a médio prazo;
- Irá piorar a curto prazo;
- Irá piorar rapidamente.
4.Metas SMART
As metas SMART podem ser usadas tanto para metas pessoais como para alcançar os objetivos do seu negócio. A metodologia estabelece que toda meta deve seguir cinco critérios. A inicial de cada um deles, em inglês, forma a sigla SMART (inteligente, na tradução):
- S de specific (específico);
- M de measurable (mensurável);
- A de attainable (atingível);
- R de relevant (relevante);
- T de time based (ter um prazo).
Na prática, seguir essas etapas na hora de estabelecer uma meta a torna mais clara e ajuda a desenhar um caminho mais detalhado para alcançá-la.
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Este texto faz parte da missão do Nubank de lutar contra a complexidade do sistema financeiro para empoderar as pessoas – físicas e jurídicas. Com a Conta PJ, queremos ajudar donos de pequenos negócios, empreendedores e autônomos a focarem no que realmente importa. Saiba mais.